SharePoint Spaces slides and demonstration

I was happy to present SharePoint Spaces at today #ValoFest. Please find here my diaporama:

And please find the Sway of SharePoint Spaces to start: SharePoint Spaces resources: where to start?

I will update this post as soon as the recording will be available.

All the recordings of #ValoFest can be found on this page: https://www.valointranet.com/valofest2020-agenda

Connaissez-vous les outils Microsoft 365 ? Ce n’est plus la suite Office de grand papa !

L’offre de logiciels et de services offerts sous la bannière Microsoft 365 a tellement évoluée ces dernières années que Microsoft a commencé à procéder à son renommage et l’on commence à voir disparaitre le nom Office derrière le nom « Microsoft 365 ».

Les principales raisons de ces changements sont :

  1. Des mises à jour régulières
  2. Une utilisation étendue
  3. Des outils renforcés par les services et l’Intelligence Artificielle
  4. Des outils intégrant nativement et plus profondément la sécurité

1.      Des mises à jour régulières

Les applications Microsoft 365 (comme leurs précédentes versions Office 365) présentent des spécificités qui sont décrites en détails sur cette page. On les reconnait facilement à la mention “Microsoft 365” apparaissant sur l’écran de lancement :

La différence la plus notable par rapport aux applications Office classiques réside dans le fait que les applications Microsoft 365 sont régulièrement mises à jour avec de nouvelles fonctionnalités, contrairement aux versions sans abonnement. Les nouvelles fonctionnalités sont décrites pour les différentes plateformes et les différents produits sur cette page des nouveautés dans Microsoft 365.

A l’intérieur de chaque outil, vous pouvez accédez via le menu Fichier / Compte à un onglet décrivant les dernières nouveautés. Dans Excel par exemple :

Qui permet l’affichage de ce bandeau sur la droite :

Les applications Microsoft 365 offrent également la possibilité de contrôler la fréquence à laquelle les utilisateurs reçoivent les mises à jour de fonctionnalités. Les utilisateurs peuvent obtenir de nouvelles fonctionnalités pour les applications Microsoft 365 :

En test, avant leur finalisation en souscrivant au programme « Office insider»Canal Beta
Dès qu’elles sont prêtes (en avance de phase)Canal actuel (aperçu)
Dès qu’elles sont prêtes ouCanal actuel
Une fois par mois (au deuxième mardi du mois) ouCanal d’entreprise mensuel
Deux fois par an (en janvier et en juillet, le deuxième mardi), en avance de phaseCanal d’entreprise semi-annuel (aperçu)
Deux fois par an (en janvier et en juillet, le deuxième mardi).Canal d’entreprise semi-annuel

Pour plus d’informations, voir vue d’ensemble des canaux de mise à jour pour les applications Microsoft 365. Et sur les récents changements de dénomination des canaux de mise à jour vous pouvez aller là : Modifications apportées aux canaux de mise à jour des applications Microsoft 365.

Pour tous les détails sur le programme Beta « Office Insider » voici la page d’accueil.

Pour vérifier sur quel canal de mise à jour vous êtes configuré, il faut aller sur une application, Excel par exemple, dans le menu Fichier/ Compte la version précise (incluant le canal de mise à jour) apparait dans le cadre sous « A propos de Excel » :

Pour changer ce paramétrage, il vous faut aller sur dans la partie administration de Microsoft 365, et suivre Paramètres / Paramètres de l’organisation / volet Services / Paramètres de téléchargement des logiciels Office :

2.      Une utilisation étendue

Les utilisateurs peuvent installer des applications Microsoft 365 sur un maximum de cinq ordinateurs à partir d’une licence Microsoft 365 unique. Les applications peuvent également être installées sur un maximum de 5 tablettes et 5 téléphones.

Et ce sur 4 plateformes :

Savez vous combien de versions de Word/Excel/PowerPoint il existe actuellement ?

On en dénombre au moins 4 !

  1. Tout d’abord il y a la version la plus classique que l’on installe sur son poste come une application standard Windows (il existe deux versions : une 32 bits et une 64 bits mais une seule 32 ou 64 bits peut être installée sur un poste donné)

2. Il y a aussi la version Word/Excel/PowerPoint/OneNote Mobile qui peut être télécharger sur le store Windows 10 et qui s’adapte particulièrement aux usages en mode tactile et tablette.

3. Ensuite il y a la version Word Online accessible dans un navigateur qui permet de visualiser et d’éditer un fichier Office même si l’on n’a pas d’applications installées sur son poste. C’est la version qui est utilisée par défaut dans Teams lorsque l’on clique sur un fichier.

4. Enfin il y a l’application Word Mobile adaptée à un usage sur téléphone portable ou tablette (avec 2 versions iOS et Android). La récente application Office pour mobile est également capable d’éditer et d’afficher des documents Office.

Dernier point fondamental sur l’utilisation étendue, c’est le fait que la collaboration et la coédition sur un même document sont totalement intégrées aux outils.

Pour les détails voir notamment :

3.      Des outils dopés par les services et l’Intelligence Artificielle

L’intégration des services avec les applications se renforcent chaque jour. La plupart des nouvelles fonctionnalités reposent sur un service, faisant de plus en plus appel à l’Intelligence Artificielle. Ne pouvant tous les citer, je retiendrai quelques exemples significatifs.

Plus de détails dans cette courte vidéo.

Pour une courte introduction voir cette vidéo.

Pour ne rater aucune nouvelle fonctionnalité, consultez régulièrement les Nouveautés dans Microsoft 365.

4. Des outils intégrant nativement et plus profondément la sécurité

En plus d’une panoplie d’outil externes qui permettent de gérer la sécurité :

Ce qui n’est pas la moindre des avancées est l’intégration directement au cœur des applications Microsoft 365 des fonctionnalités de sécurité.

On notera par exemple, l’intégration des étiquettes de sensibilité dans les applications Ce qui évite le déploiement d’un composant additionnel.

Ou les riches options de protection disponibles ici directement dans Excel :

Conclusion

En conclusion, la richesse des applications Microsoft 365 n’a plus rien à voir avec leurs précédentes versions dans Office 365. Un point essentiel qui dépasserait le cadre de cet article est que toutes ces applications s’appuient sur le Microsoft Graph.

Pour en donner juste un aperçu vous pouvez regarder cette vidéo avec une démonstration brillante de Jeffrey Snoover, Technical Fellow , Microsoft 365

Ne m’appellez plus jamais Office !

Le 30 mars 2020 Microsoft a annoncé plusieurs renommages (effectifs au 21 avril) dans ses offres de logiciels et de services de Productivité. Ces annonces sont passées assez inaperçues en cette période de début de confinement car cela était présenté comme un simple changement de noms (assez fréquents il est vrai dans les offres Microsoft), sans changement de prix mais en fait il s’agit d’une véritable révolution (d’où vient également le nom de ce blog) dans l’esprit et la forme des offres.

Nous allons donc détailler ces changements et essayer de comprendre pourquoi cela est important et va impacter nécessairement tous les utilisateurs en 3 parties :

1°) les applications « Office 365 Pro Plus » sont devenues les « applications Microsoft 365 ».

2°) Les offres Office 365 disparaissent des offres PME.

3°) Pourquoi ces changements et qu’en est-il des offres Entreprise ?

1°) les applications « Office 365 Pro Plus » sont devenues les « applications Microsoft 365 »

On devra donc parler désormais d’apps ou d’applications Microsoft 365. Et cela apparait désormais dès l’ouverture de chacun des outils :

Ou bien dans l’affichage des paramètres du compte (menu Fichier / Compte) :

On notera que l’on ajoute « for enterprise » ou « for business » pour distinguer les offres Entreprise des offres PME. En français, malheureusement les deux se traduisent parfois « pour les entreprises », ce qui amène de la confusion !

Une traduction correcte est évidemment :

AnglaisFrançais
Microsoft 365 apps for EnterpriseApps Microsoft 365 pour les entreprises
Microsoft 365 apps for BusinessApps Microsoft 365 pour les TPE/PME

Le descriptif précis et détaillé des différentes offres est accessible ici en français et là en anglais. Voici donc la liste complète des applications incluses dans l’offre Microsoft 365 apps :

C’est la même liste que ce soit pour les offres Entreprise ou les offres PME. Et ces outils (hormis Access et Publisher qui sont disponibles uniquement sous Windows) sont déclinés sur les 4 plateformes majeures :

On notera que logiquement les offres Microsoft 365 n’incluent plus InfoPath. C’est la seule différence notable avec les offres Office 365 précédentes.

Ainsi désormais nous ne devons plus les appeler les applications « Office » mais les applications Microsoft 365 ! Cela marque le début de la disparition de la marque Office qui s’efface derrière Microsoft.

2°) Les offres Office 365 disparaissent des offres PME.

Les offres PME se réorganisent autour de 4 offres couvrant de manière logique l’ensemble du spectre de fonctionnalités. Du moins cher au plus cher on a :

  • Microsoft 365 Business Basic pour une offre reposant uniquement sur les services Cloud : Exchange, Teams et SharePoint/OneDrive principalement.
  • Microsoft 365 Apps for Business pour une offre reposant uniquement sur les logiciels à installer sur un poste plus le service OneDrive.
  • Microsoft 365 Business Standard pour une offre standard c’est-à-dire incluant à la fois les services Cloud et les logiciels à installer. C’est l’abonnement à recommander par défaut pour profiter des intégrations entre tous les composants Microsoft 365.
  • Microsoft 365 Business Premium pour une offre premium rajoutant des options de sécurité additionnelles à l’offre standard.

Le tableau global est donc le suivant :

On voit donc clairement que le renommage des offres en Microsoft 365 a permis d’introduire une composante sécurité forte sur l’offre Premium.

En résumé voici une infographie qui résume le positionnement des différentes offres :

3°) Pourquoi ces changements et qu’en est-il des offres Entreprise ?

Pour l’instant ce changement n’impacte que marginalement les offres entreprises puisque seules les applications Office 365 sont renommées en applications Microsoft 365 et les abonnements Office 365 E1 E3 E5 F1 A1 A3 A5 G1 G3 G5 ne sont pas impactés mais le message de Jared Spataro est clair :

 « À l’avenir, tous ces produits utiliseront la marque Microsoft 365. »

Donc préparez-vous à des modifications dans les prochaines semaines et mois sur ce sujet.

Pour l’instant, mais uniquement pour la gamme Entreprise, l’équation qui été vraie lors de l’introduction de Microsoft 365 en 2017 reste vraie :

Microsoft 365 = Office 365 + EMS + Windows 10

Mais cela pourrait changer prochainement. Tenez-vous prêt !

Alors pourquoi Microsoft procède-t-il à ce changement ? Les explications données dans le message de Jared Spataro sont là encore très claires. Il y a deux objectifs :

  1. Un objectif de clarification
  2. Un objectif de refléter la réalité d’une offre qui a beaucoup évoluée

La clarification apparait notamment dans le tableau des offres TPE/PME qui a été rendu plus cohérent et simple à appréhender par le changement de noms. La suppression des offres Office 365 et Microsoft 365 qui existaient simultanément pour les TPE/PME va dans le même sens. Concernant le reflet de la réalité, l’offre d’outils et de services de Productivité dans le Cloud a tellement évoluée (voir mon second article sur le sujet Connaissez-vous les outils Microsoft 365 ? Ce n’est plus la suite Office de grand papa !) que l’on est bien au-delà de ce que les gens pensent traditionnellement comme étant Office. On peut citer l’ajout de services comme Teams (pour la collaboration et la communication d’entreprise), Stream (pour les vidéos d’entreprise), Forms (pour des formulaires d’entreprise) et Planner (pour planifier les tâches des équipes). L’IA vient également enrichir de plus en plus ces expériences. Enfin tout cela est étayé par un ensemble de services de sécurité. L’offre Microsoft 365 est marqué par une prise en compte native et de plus en plus sophistiquée des problématiques de sécurité et de conformité.

Ce changement de noms va  également se répercuter sur certains nommages internes à la suite comme le changement de « Groupes Office 365 » en « groupes Microsoft 365 ».

Tous ces changements sont donc une illustration supplémentaire des évolutions et des possibilités immenses du Cloud de productivité que propose Microsoft.


Source : TK02 – Microsoft 365 – The World’s Productivity Cloud

Creating a 3D landing page for a corporate event with SharePoint spaces

Creating a 3D landing page for a corporate event

As described in my first discovery article about SharePoint spaces, the key findings are:

  • SharePoint space is not a webpart or a set of web parts. It is rather a new “space” to organize specific 3D webparts so it is a new sort of page and it is placed at the same level as pages in SharePoint hierarchy. In this space (like in normal page) you have access to webparts (3D webparts here).
  • No need to have complex 3D objects to put in your space, you have several cool ways to organize and present 2D objects (see Adding 2D Webparts in the space).
  • You have right now basically four actions available : inspect, link to another space, play audio, link to a page or item.

Here are the basic steps of any SharePoint spaces configuration:

  1. Creating my landscape
  2. Creating my 3D objects
  3. Giving life to the space by setting actions
  4. Resulting space and next steps

1. Creating my landscape

I would highly recommend to have already defined and collected all your destination links. In my case, it is a corporate meeting with a live event in the morning and several workshops in parallel during the afternoon. These events, channels and organization have been created into Teams.

So it’s easy to get the links to the corresponding meetings

In SharePoint space, I just created a space, I choose the spiral structure

and a cool landscape picture

To make your space more customized or more contextual you have four choices:

Image is a real picture. Only natural landscape are available here.

Illustration is a very schematize picture with only two options. One landscape with mountains and trees (the one below) and one with sand dunes.

Color is a solid background.

Custom 360° file provide the best way to define a more corporate landscape. With this file:

Business Data Analysis Strategy Marketing Graph Concept

you get the very cool view like that:

2. Creating my 3D objects

From there it is easy to put images and text artefact

Images can be selected from Stock Images (like in PowerPoint) or from SharePoint and OneDrive libraries:

Each object in the 3D space can be manipulated on a cube space :

Here is the resulting display:

On the left I have access to my plenary meeting and on the right I put 4 images one for each workshop.

In order not to have an empty space in front of the these images, I put an “Image 360°” webpart with a podium in front of that. The flat image is this one:

and it appears on the sphere in front of the screens giving access to the meeting rooms. It could obviously be bigger if needed.

3. Giving life to the space by setting actions

As said above you don’t have much actions available to give live to your small 3D world 😊. Here, for my needs, I have exactly what I need: link to a page or an item.

It is supper easy to select each image and set the “on trigger” (understand “on click” action)

once this done et space republished, you just have to click on your artefact in the 3D space (here my image) to jump outside the space to the Teams meeting:

And this was our business requirements.

4. Resulting space and next steps

So here is the resulting 3D space that could favorably be compared to a similar SharePoint landing page:


So for my first real business case with SharePoint space, I am pretty convinced by the fact it makes 3D design really easy and accessible to (almost) everybody. I feel confident that we can provide new innovative and interactive ways to share content using SharePoint spaces.

But as usual, we can expect and wait for more interactions than the 4 first ones.

And 3D design and content mastering is definitely not a quick and simple. So to improve your skills in this area that can be used in PowerPoint as well, Microsoft published an interesting page 3D Content Guidelines for Microsoft linking to this interesting a PowerPoint deck

Let me know if you find this example useful and what are your findings and feelings with SharePoint spaces in particular and with the whole Microsoft 365 in general.

First 3D steps in SharePoint Spaces!

First 3D steps in SharePoint Spaces!

I am very happy to have been able to build my first 3D spaces in SharePoint. Here are my first findings in 5 short paragraphs.

  1. What is it and prerequisites
  2. Creating your SharePoint space
  3. Adding 2D Webparts in the space
  4. Adding 3D Webparts in the space
  5. Adding a Document Library or a file

I created a second post to describe My first 3D project on how to create a 3D landing page for a corporate event with SharePoint spaces


1. What is it and prerequisites

SharePoint spaces is a web-based, immersive platform, which lets you create and share, secure and extensible mixed reality experiences. Add a new dimension to your intranet by using 2- and 3D web parts to create your mixed reality vision.

You can find documentation on Support.Office.com here.

The feature is still rolling out on the roadmap so you might still wait a little bit to test it in our tenant:

To use the feature, you must first activate it Site level. Go to Settings / Site Information/ View All site settings / Manage site features to activate the Spaces (preview) feature:

2. Creating your SharePoint space

Once enabled, you can create a space exactly as the same level as where you can create a page. So SharePoint spaces are not webparts!

You then have to choose a name (mandatory) and a description (optional):

You can as well here change the default structure which is the default 3D place where your artefacts will stand:

You can from here define the overall design of the space with many options.

Background image is interesting as it allows to use a flat image and curve it automatically to make it the virtual walls of the space, like that:

Flat image:

Business Data Analysis Strategy Marketing Graph Concept

Automatically curved image in the space:

view to the top

view to the bottom

Another very interesting option is the capability to add a sound file as a welcome message and an ambient sound as well.

3. Adding 2D Webparts in the space

From here your space feel really empty so you need to populate it with some web parts. There is a plus sign on the upper left side of your space, clicking on it you have access to a palette of 9 webparts:

You have basically 2D objects like :

  • Text
  • Image
  • People
  • Video

which are displayed as a flat screen floating in the 3D space. You have many options there to precisely position your artefact in the 3D space. But on a 2D screen it’s not always easy to position these artefacts at the correct place. You should think that the default space is like a round table above which you put your things.

Selecting each object you can modify parameters by clicking on the pencil

With the podium parameter for example

Each object can be floating in the air or stand on a podium.

Each object have an Actions parameter pan where we can set default actions for when you click on the 3D object and others actions that will show up:

you have 4 types of actions possible:

So here for my text object here, I can define the following action in the parameter pane:

On trigger means the default action on left click and “More actions” will be proposed on right click. And it displays like that in the 3D space:

4. Adding 3D Webparts in the space

And then you have 3D webparts.






















360° Image take a flat 2D Image and render it on a globe.

It’s exactly like taking a map of Earth and displaying it on a globe.

Here for example the two maps are from the same flat file.

It’s exactly like taking a map of Earth and displaying it on a globe.

360° Video take a flat 2D video and render it on a globe which can produce strange results.

3D object webpart allow to incorporate directly into the space a 3D model. and there a re a lot of already proposed 3D models.

5. Adding a Document Library or a file

And you have the document library object that can be used to display a combination of 3D objects, 36° images, 360° videos, documents and 2D videos. It is currently not supported showing 2D images in a document library.

By clicking on a file you make it bigger and have the option to open it

The funny part is that using the wheel of the mouse you can make the files rotate smoothly.

6. My first 3D use case: creating a 3D landing page for a corporate event

My first 3D use case was driven by a customer need. I had to create a 3D landing page for a corporate event. I described it on this second post:

Creating a 3D landing page for a corporate event with SharePoint spaces

Hello world!

Welcome on this blog which is all about news and articles on Microsoft 365 revolution. Microsoft 365 is the latest branding of a complete set of tools and Web services proposed by Microsoft.

It’s the world productivity Cloud proposed by Microsoft.

It is an evolution of the legendary Office Suite and Office 365 offering. Despite a seemingly light change of name,

the rebranding of SMB (Small and Medium Business), Family and Personal offering with “Microsoft 365” brand (announced on March 30th, 2020) capture a real dimension change that I will comment and illustrate in this blog.

Welcome in a new world of work and productivity!

Logo Microsoft 365

Ce blog est dédié à la publication d’articles et de nouvelles au sujet de la révolution Microsoft 365.

Microsoft 365 est le dernier nom de marque donné à la suite d’outils et de services Web proposés par Microsoft. C’est le Cloud mondial dédié à la Productivité.

C’est une évolution de la légendaire suite Office et des offres Office 365. Bien que le changement de nom des offres personnelles et PME soit en apparence sans grande importance, ce changement (annoncé le 30 Mars 2020) traduit un réel changement de dimension que je vais commenter et illustrer dans ce blog.

Bienvenue dans un nouveau monde de travail et de productivité !