Connaissez-vous les outils Microsoft 365 ? Ce n’est plus la suite Office de grand papa !

L’offre de logiciels et de services offerts sous la bannière Microsoft 365 a tellement évoluée ces dernières années que Microsoft a commencé à procéder à son renommage et l’on commence à voir disparaitre le nom Office derrière le nom « Microsoft 365 ».

Les principales raisons de ces changements sont :

  1. Des mises à jour régulières
  2. Une utilisation étendue
  3. Des outils renforcés par les services et l’Intelligence Artificielle
  4. Des outils intégrant nativement et plus profondément la sécurité

1.      Des mises à jour régulières

Les applications Microsoft 365 (comme leurs précédentes versions Office 365) présentent des spécificités qui sont décrites en détails sur cette page. On les reconnait facilement à la mention “Microsoft 365” apparaissant sur l’écran de lancement :

La différence la plus notable par rapport aux applications Office classiques réside dans le fait que les applications Microsoft 365 sont régulièrement mises à jour avec de nouvelles fonctionnalités, contrairement aux versions sans abonnement. Les nouvelles fonctionnalités sont décrites pour les différentes plateformes et les différents produits sur cette page des nouveautés dans Microsoft 365.

A l’intérieur de chaque outil, vous pouvez accédez via le menu Fichier / Compte à un onglet décrivant les dernières nouveautés. Dans Excel par exemple :

Qui permet l’affichage de ce bandeau sur la droite :

Les applications Microsoft 365 offrent également la possibilité de contrôler la fréquence à laquelle les utilisateurs reçoivent les mises à jour de fonctionnalités. Les utilisateurs peuvent obtenir de nouvelles fonctionnalités pour les applications Microsoft 365 :

En test, avant leur finalisation en souscrivant au programme « Office insider»Canal Beta
Dès qu’elles sont prêtes (en avance de phase)Canal actuel (aperçu)
Dès qu’elles sont prêtes ouCanal actuel
Une fois par mois (au deuxième mardi du mois) ouCanal d’entreprise mensuel
Deux fois par an (en janvier et en juillet, le deuxième mardi), en avance de phaseCanal d’entreprise semi-annuel (aperçu)
Deux fois par an (en janvier et en juillet, le deuxième mardi).Canal d’entreprise semi-annuel

Pour plus d’informations, voir vue d’ensemble des canaux de mise à jour pour les applications Microsoft 365. Et sur les récents changements de dénomination des canaux de mise à jour vous pouvez aller là : Modifications apportées aux canaux de mise à jour des applications Microsoft 365.

Pour tous les détails sur le programme Beta « Office Insider » voici la page d’accueil.

Pour vérifier sur quel canal de mise à jour vous êtes configuré, il faut aller sur une application, Excel par exemple, dans le menu Fichier/ Compte la version précise (incluant le canal de mise à jour) apparait dans le cadre sous « A propos de Excel » :

Pour changer ce paramétrage, il vous faut aller sur dans la partie administration de Microsoft 365, et suivre Paramètres / Paramètres de l’organisation / volet Services / Paramètres de téléchargement des logiciels Office :

2.      Une utilisation étendue

Les utilisateurs peuvent installer des applications Microsoft 365 sur un maximum de cinq ordinateurs à partir d’une licence Microsoft 365 unique. Les applications peuvent également être installées sur un maximum de 5 tablettes et 5 téléphones.

Et ce sur 4 plateformes :

Savez vous combien de versions de Word/Excel/PowerPoint il existe actuellement ?

On en dénombre au moins 4 !

  1. Tout d’abord il y a la version la plus classique que l’on installe sur son poste come une application standard Windows (il existe deux versions : une 32 bits et une 64 bits mais une seule 32 ou 64 bits peut être installée sur un poste donné)

2. Il y a aussi la version Word/Excel/PowerPoint/OneNote Mobile qui peut être télécharger sur le store Windows 10 et qui s’adapte particulièrement aux usages en mode tactile et tablette.

3. Ensuite il y a la version Word Online accessible dans un navigateur qui permet de visualiser et d’éditer un fichier Office même si l’on n’a pas d’applications installées sur son poste. C’est la version qui est utilisée par défaut dans Teams lorsque l’on clique sur un fichier.

4. Enfin il y a l’application Word Mobile adaptée à un usage sur téléphone portable ou tablette (avec 2 versions iOS et Android). La récente application Office pour mobile est également capable d’éditer et d’afficher des documents Office.

Dernier point fondamental sur l’utilisation étendue, c’est le fait que la collaboration et la coédition sur un même document sont totalement intégrées aux outils.

Pour les détails voir notamment :

3.      Des outils dopés par les services et l’Intelligence Artificielle

L’intégration des services avec les applications se renforcent chaque jour. La plupart des nouvelles fonctionnalités reposent sur un service, faisant de plus en plus appel à l’Intelligence Artificielle. Ne pouvant tous les citer, je retiendrai quelques exemples significatifs.

Plus de détails dans cette courte vidéo.

Pour une courte introduction voir cette vidéo.

Pour ne rater aucune nouvelle fonctionnalité, consultez régulièrement les Nouveautés dans Microsoft 365.

4. Des outils intégrant nativement et plus profondément la sécurité

En plus d’une panoplie d’outil externes qui permettent de gérer la sécurité :

Ce qui n’est pas la moindre des avancées est l’intégration directement au cœur des applications Microsoft 365 des fonctionnalités de sécurité.

On notera par exemple, l’intégration des étiquettes de sensibilité dans les applications Ce qui évite le déploiement d’un composant additionnel.

Ou les riches options de protection disponibles ici directement dans Excel :

Conclusion

En conclusion, la richesse des applications Microsoft 365 n’a plus rien à voir avec leurs précédentes versions dans Office 365. Un point essentiel qui dépasserait le cadre de cet article est que toutes ces applications s’appuient sur le Microsoft Graph.

Pour en donner juste un aperçu vous pouvez regarder cette vidéo avec une démonstration brillante de Jeffrey Snoover, Technical Fellow , Microsoft 365

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